ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EDMS) যেমন যে বৈশিষ্ট্য ও সুপারিশ

কয়েক বছর আগে পর্যন্ত ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সম্পর্কে একটি উজ্জ্বল ভবিষ্যৎ হিসাবে উল্লেখ করা হয়। আজ তারা ব্যাপকভাবে প্রাইভেট এবং পাবলিক উদ্যোগ ব্যবহার করা হয়। কিন্তু সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, যে চাহিদা SED মধ্যে বাড়ছে। কি একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং এটি কিভাবে কাজ করে, বর্তমান রাশিয়ান সিস্টেমের উদাহরণ বিবেচনা করুন।

অপরিহার্য

ভাল কিভাবে এডস প্রোগ্রাম, আপনি মৌলিক ধারণা ও উদ্দেশ্য বিবেচনা করতে হবে তা বোঝার জন্য। কী যে বিষয়গুলি এক সিস্টেম বা অন্য পছন্দমত নির্ধারণ হয়।

প্রতিষ্ঠানের একটি আনুষ্ঠানিক নিয়ন্ত্রণ কাজ করতে পারেন, নথিতে প্রয়োজন নেই। ব্যবসা প্রসেস আবির্ভাব সঙ্গে আদেশ নথি সাহায্যে একটি নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া একটি প্রয়োজন নেই। আপনি যথা সময়ে লেনদেন নিয়োজিত না থাকে, তাহলে তারা গড়ে তুলতে এবং হারিয়ে শুরু হবে।

অন্যথা, একটি কাগজ ক্যারিয়ার, সার্ভারে একটি বিশেষ ফাইল সঞ্চয়স্থান প্রকল্প। কিন্তু এটা দীর্ঘ জন্য কাজ করে। তথ্য সংরক্ষণ ও সিঙ্ক্রোনাইজেশন ক্রমবর্ধমান চাহিদার ভলিউম বৃদ্ধি সঙ্গে।

একটা উভয়সঙ্কট হল: কিনা পুরাতন কাগজে বা SED সঞ্চয় করতে ব্যবহার করতে। গুরুত্বপূর্ণ ইলেকট্রনিক সিস্টেমের মাধ্যমে প্রাপ্ত করা যাবে কি? সংগঠনের দক্ষতা উন্নত।

অর্থনৈতিক প্রভাব

খরচ হ্রাস বা ফলাফল বৃদ্ধি: কর্মক্ষম দক্ষতা দুইভাবে বৃদ্ধি করা যেতে পারে। ডিএমএস নথি একযোগে দুটি গোল অর্জন করতে পারেন। অর্থাৎ সিস্টেম প্রবর্তনের কম ব্যয়, কিন্তু আয় করতে একটি প্রতিষ্ঠানের পারেন।

খরচ কমানোর কাগজ খরচ, ওভারহেড সময়, তথ্য বিনিময় ত্বরান্বিত, কর্পোরেট সংস্কৃতি পরিবর্তনের কমিয়ে আউট বাহিত হয়।

কার্যকারিতা যার এডস প্রোগ্রাম মূল্যায়ন করার জন্য, আপনাকে কাগজ নথি নকশা উপর কাজ খরচ নিরূপণ করা প্রয়োজন। আনুমানিক পরামর্শকারী কোম্পানি, যেমন অপারেশন সময় 20% দখল করে আছে। রাশিয়ান আমলাতন্ত্র ব্যবস্থা, এটা যে চেয়ে আরও বেশি লাগে - সময় 60%। SED প্রবর্তনের এই খরচ অন্তত 10 বার কমে যাবে।

অফিস ব্যবস্থাপনা এবং নথি ব্যবস্থাপনা

এই দুটি শব্দের লিঙ্ক করা হয়। নিম্নলিখিত বিষয়গুলি - শব্দটি কাগজপত্র সঙ্গে কাজ করার নিয়ম একটি আনুষ্ঠানিক সেট বোঝায়। কিছু এডস সিস্টেম অফিস নিয়ম অধীন স্থায়ী করা যেতে পারে, কিন্তু যার ভিত্তিতে ইতিমধ্যে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি গঠিত হয়েছে সেই ব্যবস্থা আছে।

ডকুমেন্ট এডস স্টোরেজ তথ্য ইউনিট। - স্ক্যান কাগজ থেকে অন্য সিস্টেম, অ্যাপ্লিকেশন, ই-মেইল, কিন্তু প্রথমত ও সর্বাগ্রে: কর্মপ্রবাহ বিভিন্ন উৎস থেকে উৎপন্ন হয়। অতএব, স্ক্যানার ও অন্যান্য উপকরণ SED অবিচ্ছেদ্য অংশ। সিস্টেম দোকানে সব নথি, তাদের ইতিহাস আন্দোলনের প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রদান করে, তাদের সাথে ব্যবসা প্রসেস বহন করে।

যেমন একটি ভিত্তি সিদ্ধান্ত, অর্ডার ও এডস ক্রম হয়। তাদের মাধ্যমে, এবং প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনার দ্বারা। যে কোন দস্তাবেজ সঙ্গে "সাহায্য" সরবরাহকৃত। ফর্মে ক্ষেত্র সেট করুন ডকুমেন্ট ধরনের উপর নির্ভর করে। সিস্টেম তথ্য কার্ডের প্রতিটি ক্ষেত্রের জন্য একটি ডাটাবেসের মধ্যে সংরক্ষণ করা হয়।

কার্যকারিতা ও SED এর কর্ম

নথি ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম এই সমস্যার সমাধানের ডিজাইন করা হয়েছে:

• দস্তাবেজের সাথে কাজ systematization।
• টেমপ্লেট, রেজিস্ট্রেশন সংগ্রহস্থল থেকে নথি সৃষ্টি;
• হিসাব অটোমেশন;
• নথি শ্রেণীবিভাগ।

আমাদের ঘনিষ্ঠভাবে SED ফাংশন পরীক্ষা করে দেখি। নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা হয়:

• কার্ড তৈরি করুন।
• নথির পাঠ্য গঠনের;
• PDF বা মাইক্রোসফট ওয়ার্ড বিন্যাসে ডেটা সঞ্চয় করার;
• কন্ট্রোল ব্যবহারকারী প্রবেশের অধিকার;
• রুট সৃষ্টি;
• ট্রাফিক নিয়ন্ত্রণ নথি;
• , বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে অনুস্মারক;
• লগিং, রেফারেন্স বই, ক্লাসিফায়ার;
• নির্দেশাবলীর গঠন;
• অনুসন্ধান করুন কাগজপত্র স্বাক্ষরের;
• উৎপাদিত রিপোর্ট।

সিস্টেম-ব্যাপী বৈশিষ্ট্যের জন্য অন্তর্ভুক্ত:

• নথি রিমোট কাজ;
• ডেটা সঞ্চয় করার জন্য ডাটাবেসের ব্যবহার করুন
• এডস সঙ্গে যুগপত কাজ;
• সার্টিফিকেট মাধ্যমে নিরাপত্তা, বারকোড, এবং ব্যক্তিগতকৃত।

সুবিধা এবং অসুবিধা

এডস পরিবর্তনকে অসুবিধেও চেয়ে বেশি সুফল রয়েছে। যাইহোক, সঠিকভাবে সংগঠিত প্রকল্পের অটোমেশন সব সুবিধার ধ্বংস করতে পারেন। EDMS বাস্তবায়ন গোল সাধনযোগ্য হওয়া উচিত। উপকারিতা অন্তর্ভুক্ত:

• তথ্য কেন্দ্রীভূত গঠিত স্টোরেজ;
• সৃষ্টি ও দস্তাবেজ প্রক্রিয়াকরণ একই পদ্ধতির;
• টেমপ্লেট ব্যবহার করা;
• অনুসন্ধান;
• নিরীক্ষা অ্যাক্সেস।

অসুবিধা উচ্চ প্রাথমিক খরচ এবং ব্যবহারকারী প্রশিক্ষণে অতিসতর্ক কাজ।

ডকুমেন্ট হ্যান্ডলিং প্রসেস

EDMS ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট বিভিন্ন পর্বের একটি সংখ্যা মাধ্যমে প্রেরণ করা, অবশ্যই যার কাগজপত্র নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য নির্ধারিত হয়। প্রসেসিং উভয় নিজে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন করা হয়। দ্বিতীয় ক্ষেত্রে সেট ইন:

• পর্যায়ে মধ্যে ট্রানজিশন শর্তাবলী;
• রুট বিচ্ছেদ;
• প্রক্রিয়াজাতকরণ চক্র;
• সাব, টাইমার, প্রসেসিং পদ্ধতি চালানো;
• সংজ্ঞায়িত ব্যবহারকারী ভূমিকা।

চিকিত্সার ফলে প্রকার:

• একটি নথি তৈরি করুন।
• সম্পাদনা।
• পুনঃনামকরণ করা।
• সরানো হচ্ছে।
• সেভিং।
• ইন্ডেক্সিং।
• মোছা হচ্ছে।

খরচ এডস

ফুল কর্মপ্রবাহ একটি লাইসেন্স সার্ভার, সম্পূর্ণ কাস্টমাইজেশন এবং সকল ব্যবহারকারীর প্রশিক্ষণ ছাড়াই অপারেট করতে পারবে না। এই উপাদান প্রত্যেকটি একটি বৃহৎ নগদ ব্যয় প্রয়োজন। উপরন্তু, আমরা অন্যান্য সিস্টেমের, আপডেট ডাটাবেস এবং সফটওয়্যার, প্রযুক্তিগত সহায়তা এবং অন্যান্য পরামর্শকারী সেবা খরচ সমর্থন করার জন্য সঙ্গে এডস একীকরণ ভুলে করা উচিত নয়।

SED বাস্তবায়নের

প্রকল্পের বাস্তবায়ন বেশ কয়েক মাস সময় লাগতে পারে। প্রক্রিয়া তথ্যচিত্র প্রক্রিয়ার পরিমাণ এবং, আর্থিক প্রাতিষ্ঠানিক ও রিসোর্স ক্ষমতা উপর নির্ভর করে। বাস্তবায়ন যেমন অ্যালগরিদম আউট বাহিত হয়:

• ওয়ার্কিং গ্রুপ, মাথার সংকল্প সৃষ্টি;
• লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য সংজ্ঞা;
• বিদ্যমান ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া পরিদর্শন;
• প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্যসমুহ উন্নয়ন;
• এডস পছন্দমত;
• এডস বাস্তবায়ন উপর একটি চুক্তির উপসংহার;
• উন্নয়ন এবং কাজের প্রবিধান অনুমোদন;
• ডিরেক্টরি প্রাথমিক ভর্তি পরীক্ষা করুন;
• প্রাথমিক পরীক্ষা এডস;
• স্টাফ প্রশিক্ষণ;
• এডস পরীক্ষা বাস্তবায়ন;
• পরীক্ষা অপারেশন ফলাফল বিশ্লেষণ;
• ত্রুটি সংশোধন;
• SED পূর্ণ বাস্তবায়ন।

ত্রুটি প্রবর্তনের

বিশেষভাবে নজর সেই প্রক্রিয়া একটি কাগজ নথি উপস্থিতিতে প্রয়োজন পরিশোধ করা হবে। প্রধান ভুল - একটি কাগজ নথি বৈদ্যুতিন এর অনুলিপি হয়। এই কাজ complicates এবং অটোমেশন করার নেতিবাচক মনোভাব ঘটায়। একটি দ্বৈত কাজ কেউ বহন করেনা বাস্তবায়নের। আমরা অনুলিপি ছাড়া স্বয়ংক্রিয় প্রসেস নির্মাণ করতে হবে। দ্বিতীয় ভুল - কর্মীবৃন্দের অপ্রস্তুতি। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, নতুন প্রসেস শত্রুতা সঙ্গে অনুভূত হয়। অতএব, আমরা কর্মীদের কেন কিন্তু আবির্ভাব ঘটে ব্যাখ্যা করতে হবে, যাতে তারা ইচ্ছাকৃতভাবে ট্রেনিং প্রক্রিয়াটির গিয়েছিলাম।

দস্তাবেজের সঞ্চয়স্থানকে প্রযুক্তি

এডস ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট বৈশিষ্ট্যাবলী, যা উপর ভিত্তি করে অনুসন্ধান করা হয়, শ্রেণীবিভাগ এবং রিপোর্ট নির্মাণ গোষ্ঠী অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। কখনও কখনও একটি নথি, একটি টেম্পলেট থেকে তৈরি করা হয় মাঝে মাঝে - ডাটাবেস থেকে ডাটা স্থানান্তর করার দ্বারা। গুণাবলী টেবিল সংরক্ষিত হয়। ফাইল নিজেই স্টোরেজ ফোল্ডারে স্থাপন করা হয়, তা থেকে তথ্য - ডাটাবেসের ডিরেক্টরির মধ্যে। ডেটাতে অ্যাক্সেস শুধুমাত্র ব্যবহারকারীদের EDMS সিস্টেম প্রাপ্ত হয়।

একটি স্ট্রিম স্ক্যানিং কি?

প্রক্রিয়াকরণের দস্তাবেজ, নমুনা বসানো দ্বারা অনুসরণ ফাইল স্ক্যানার ব্যবহার সম্পন্ন প্রবাহ। স্ক্যানিং প্রক্রিয়া চলাকালীন স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডকুমেন্ট এবং ডাটাবেস তার রেজিস্ট্রেশন উপর একটি বারকোড তৈরি করুন এবং তারপর একটি প্রদত্ত রুট উপর ফোকাস করতে পারেন।

OCR করুন

এই ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ডিএমএস নথির একটি ইলেকট্রনিক ইমেজ পরিবর্তন করে JPEG ছবি বা টেক্সট বিন্যাসের বিন্যাসে। এটা তোলে একটি স্বতন্ত্র অ্যাপ্লিকেশন অথবা SED এ সমন্বিত ESCOM.BPM বিশেষ সফটওয়্যার ব্যবহার করে। ESCOM.BPM কি? এই স্বীকৃতি প্রোগ্রাম দস্তাবেজ, বিভিন্ন ফন্ট সঙ্গে টাইপ করা। এটা তোলে উল্লেখ করা উচিত, তবে, যে স্বাধীন অ্যাপ্লিকেশন আরও বৈশিষ্ট্য আছে এবং এমনকি হাতে লেখা টেক্সট স্বীকার করে।

Barcoding

এই প্রযুক্তি স্থাপন এবং দস্তাবেজে গ্রাফিকাল বার কোড প্রয়োগের পদ্ধতি একটি সেট প্রদান করে। একটি অনন্য বারকোড সিস্টেম সার্ভারের মাধ্যমে উৎপন্ন হয়। তিনি দলিল, বিতরণ এবং স্টোরেজ সাইট ভিত্তিতে তার দ্রুত অনুসন্ধানের সনাক্ত করার জন্য প্রদান করে। যখন নিবন্ধনের একটি নথি বারকোড ইলেকট্রনিক কার্ডের শনাক্তকারী সংশ্লিষ্ট লেবেল ছাপা হয়। তিনি নথির কাগজ সংস্করণ থেকে glued হয়।

এডস

ডিজিটাল স্বাক্ষর ডকুমেন্ট এবং তথ্য অপরিবর্তনীয়তা শুদ্ধি যাচাই করতে পারবেন। শংসাপত্র - স্বাক্ষর ক্রিপ্টোগ্রাফিক সফ্টওয়্যার ও কীগুলি ব্যবহার করে সম্পন্ন করা হয়। পরেরটির একটি বিশেষ বিন্যাসে লাইসেন্স ইস্যু কেন্দ্রে দ্বিজ হয় একটি ফাইল। নিশ্চিত করার জন্য তথ্য নিরাপত্তা একটি স্মার্ট কার্ড বা কী আই-টোকেন শংসাপত্র সংরক্ষণ করা উচিত। তারা পিন-কোড দ্বারা সুরক্ষিত হয়। পিন একাধিক বার ভুল প্রবেশ করানো হয়, তাহলে শংসাপত্র স্বয়ংক্রিয়ভাবে অবরোধ করা হয়েছে।

ফুল টেক্সট এবং অ্যাট্রিবিউট অনুসন্ধান

অ্যাট্রিবিউট অনুসন্ধান কার্ড ক্ষেত্রের বিভিন্ন মূল্যবোধের একটি বিশেষ ফর্ম ব্যবহার করে সঞ্চালিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, "কাউন্টারপার্টি" নির্ণায়ক ক্ষেত্র "রিসিভার" বা "প্রেরকের" এ অনুসন্ধানের ডেটা প্রদান করে। সিস্টেম কার্ড তথ্য থেকে প্রবেশ মানদণ্ড তুলনা এবং যারা কার্ড, যা কাকতালীয় হয়েছে ফলাফলের সঞ্চয় করে। অনুসন্ধান একাউন্টে সঠিক বা আংশিক মিল গ্রহণ সঞ্চালিত হয়।

শর্তাবলী নথিতে তথ্য, যেমন মাইক্রোসফট SQL সার্ভার, ওরাকল যেমন ডাটাবেসের বিল্ট-ইন সরঞ্জামগুলির মাধ্যমে শব্দ মধ্যস্থ কেনাকাটা সহ অনুযায়ী আউট বাহিত হয়। জন্য পূর্ণ অনুসন্ধান ফাইল ডকুমেন্ট ফরম্যাট (ডক) এ ডাটাবেসের প্রবেশ করা উচিত, টেবিল (xls), উপস্থাপনা, রিপোর্ট।