পরিষেবা চিঠি (নমুনা)

একটি পরিষেবা পত্র একটি দস্তাবেজ যা ব্যবসায়িক যোগাযোগের অবিচ্ছেদ্য অংশ। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে এটি ডাক যোগাযোগের মাধ্যমে প্রেরণ করা হয় এবং তথ্য বিনিময় করার একটি বিশেষ উপায় হিসেবে কাজ করে।

মৌলিক ধারণা

বিভিন্ন অর্থনৈতিক বা উত্পাদনের বিষয়গুলি সমাধান করার জন্য ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের প্রয়োজন। তার সাহায্যের সঙ্গে, উদ্যোগ এবং সংস্থা বাহ্যিক পরিবেশের সাথে যোগাযোগ: অংশীদার, গ্রাহক বা সরকারী সংস্থা। সাধারণত একটি ব্যবসায়িক চিঠি এই জন্য ব্যবহার করা হয়।

এটি একটি লিখিত দস্তাবেজ যা সাধারণত বলা হয়, যা হতে পারে:

• পূর্বে প্রাপ্ত বার্তা বা অনুরোধের প্রতিক্রিয়া;
• অন্য কাগজপত্র বা উপকরণ সহ একত্রিত পাঠ্যপত্রের সাথে যুক্ত কাগজ;
• ইনিশিয়েটিভ চিঠি, ক্ষেত্রে যখন যোগাযোগের অন্য উপায় অসম্ভব।

এই বিকল্পগুলির প্রতিটি নিজস্ব বৈশিষ্ট্য আছে। যাইহোক, সাধারণ নিয়ম আছে, অনুযায়ী কোন অফিসিয়াল চিঠি সাধারণত আপ আঁকা হয়। এই বোধগম্য, কারণ এটি ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের সাথে, উদাহরণস্বরূপ, বেশিরভাগ লেনদেনের উপসংহার শুরু হয়। একটি সঠিকভাবে পরিকল্পিত নথি ভবিষ্যতের সম্ভাব্য অংশীদার সম্পর্কে অ্যাড্রেসসি সম্পর্কে অনুকূল প্রভাব তৈরি করতে পারে।

ব্যবসার চিঠির প্রকার

অফিসিয়াল চিঠি ধারণ করে যে তথ্য উপর নির্ভর করে, এটি হতে পারে:

1. আচ্ছাদন। ক্ষেত্রে যেখানে এটি একটি বার্তা রয়েছে যে এটি একটি অ্যাপ্লিকেশন প্যাকেজ আছে।
2. দাবি করে। যে, এটি এই বা যে পরিস্থিতি (দাবি) সঙ্গে অসন্তুষ্টি প্রকাশ করে।
3. নির্দেশিকা। পাঠ্য নির্দিষ্ট নির্দেশাবলী প্রদান করে।
4. পাটা। পাঠানো ডকুমেন্টে বর্ণিত বাধ্যবাধকতাগুলির ভবিষ্যতে পরিপূর্ণতা নিশ্চিত করে।
5. তথ্য। চিঠিতে এমন তথ্য রয়েছে যা অ্যাড্রেসসিটির আগ্রহ হতে পারে।
6. বিজ্ঞাপন। সহযোগিতার জন্য তথ্য প্রদান করা হয়
7. একটি চিঠি-বিজ্ঞপ্তি। পাবলিক ইভেন্ট ধারণ সম্পর্কে তথ্য।
8. একটি নিশ্চিতকরণ চিঠি। তিনি নির্দিষ্ট নথি বা উপকরণ প্রাপ্তির সত্যতা যাচাই করে।
9. অনুরোধ একটি চিঠি। পাঠ্যটি অ্যাড্রেসসিয়ার কর্মের প্রেরণা প্রেরণের একটি উল্লেখ রয়েছে।
10. চিঠি-বার্তা দ্বারা এতে, প্রেরক দলগুলোর পারস্পরিক আগ্রহের নির্দিষ্ট তথ্য প্রদান করে।

এই দস্তাবেজগুলির উদ্দেশ্য সংগঠন বা তার কাঠামোগত ইউনিটগুলির মধ্যে লিঙ্কগুলি বজায় রাখা।

একটি দাবি চিঠি অঙ্কন

সহযোগিতার ক্ষেত্রে, কখনো কখনো একের পর এক পরিস্থিতিতে সংঘটিত হয় যখন এক দল বা অন্য কেউ তার বাধ্যবাধকতা পূরণ করে না। এই ক্ষেত্রে, অংশীদার প্রথম তার প্রতিপক্ষের একটি চিঠি পাঠায়। এটিতে, তিনি একটি নিয়ম হিসাবে, তার আইনগত অধিকারগুলির লঙ্ঘনটি দূর করার জন্য তার প্রস্তাবগুলি নির্ধারণ করেন। এটি অফিসিয়াল চিঠি। যেমন একটি নথি একটি নমুনা ইচ্ছামত করা যেতে পারে। নিম্নলিখিত পয়েন্ট বিবেচনা করা উচিত:

1. একটি অংশীদারিত্ব প্রতিষ্ঠার সঙ্গে লেখার শৈলী আনুষ্ঠানিক-ব্যবসা হওয়া উচিত।
2. দাবির সারাংশ অবশ্যই পরিষ্কারভাবে প্রকাশ করা উচিত।
3. তথ্য উপস্থাপনা চলাকালীন, কংক্রিট ঘটনা সঙ্গে convincingly কাজ করা প্রয়োজন।

দাবি পত্রের মধ্যে থাকতে হবে:

• প্রেরকের প্রয়োজনীয়তা (নাম, রিটার্ন ঠিকানা এবং যোগাযোগের জন্য টেলিফোন);
• অ্যাড্রেসসি সম্পর্কে সম্পূর্ণ তথ্য;
• পরিস্থিতি যে সংঘটিত সংঘটিত পরিস্থিতি ঘটেছে তার বর্ণনা;
• আইনী প্রবিধানের একটি রেফারেন্স, যা এর অংশে কাউন্টারপার্টি দ্বারা লঙ্ঘন করা হয়েছিল;
• তাদের বাস্তবায়ন সময়জ্ঞান একটি ইঙ্গিত সঙ্গে লঙ্ঘন নির্মূল জন্য নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা;
• বিরোধিতাকারী দল তাদের মৃত্যুদণ্ড বহন করে যদি পরিণতি হতে পারে।

অফিসিয়াল চিঠি কিভাবে আঁকা হয় বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত। নমুনা ডিজাইন করা উচিত যাতে অপরাধী এটি একটি হুমকি হিসাবে বোঝা যায় না। এটা অবশ্যই মনে করা উচিত যে আইনটি মেনে চলার প্রয়োজনীয়তার সাথে এটি শুধু একটি অনুস্মারক।

নকশা নিয়ম

বিশেষ অক্ষর পরিষেবা অক্ষর নিবন্ধন দেওয়া উচিত। সত্য, আইন এই জন্য কিছু কঠোর নিয়ম এবং প্রবিধান প্রদান করে না।

এই সত্ত্বেও, এই ধরনের নথি অঙ্কন করার সময় নিম্নলিখিত বাধ্যতামূলক পয়েন্ট বিবেচনা করা প্রয়োজন:

1. কোনও ব্যবসায়িক চিঠি ফর্মে লেখা আবশ্যক। এন্টারপ্রাইজ এর প্রধান আদেশ দ্বারা পালন এবং অনুমোদন রেকর্ড মধ্যে বিশেষজ্ঞদের দ্বারা অগ্রিম উন্নত করা হয়।

2. নথিতে নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা থাকা আবশ্যক:

2.1। প্রাপক এবং প্রেরক সম্পর্কে তথ্য।

2.2। এই চিঠি আউটগোয়িং নম্বর এবং তারিখ। নিবন্ধীকরণের জন্য এটি প্রয়োজনীয়।

2.3। একটি চিঠি অনুরোধ সম্পর্কে অনুরূপ তথ্য একটি রেফারেন্স, যদি এই দস্তাবেজ এটি একটি প্রতিক্রিয়া।

2.4। TITLE।

2.5। তাদের নাম এবং সংখ্যা সঙ্গে কোনো অ্যাপ্লিকেশন প্রাপ্যতা সম্পর্কে তথ্য।

2.6। এই দস্তাবেজটি স্বাক্ষরিত ব্যক্তির সম্পর্কে তথ্য (অবস্থান এবং পূর্ণ নাম)

3. চিঠি শুধুমাত্র একটি সমস্যা মোকাবেলা উচিত বিভিন্ন থিমের উপস্থিতি দর্শকদের পছন্দকে জটিল করে তুলবে।

4. তথ্য অত্যন্ত সংক্ষিপ্তভাবে বলা উচিত, কিন্তু এটি বোধগম্য। এটি পছন্দসই নয় যে পাঠ্যটি দুই পৃষ্ঠাের বেশি নয়।

5. প্রাপকের প্রয়োজনীয়তা সঠিকভাবে উল্লেখ করুন। একটি প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে নিম্নলিখিত অনুক্রম অনুসরণ করা উচিত:

5.1। কোম্পানির নাম (নামমাত্র ক্ষেত্রে)

5.2। কাঠামোগত ইউনিট (যদি প্রয়োজন হয়)।

5.3। অ্যাড্রেসসি এর ঠিকানা (ডেট ক্ষেত্রে)।

5.4। তার আদ্যক্ষর

5.5। এন্টারপ্রাইজ এর ডাক ঠিকানা।

6. যদি কিছু প্রাপক আছে, প্রথম প্রধান এক নির্দেশিত হয়, তারপর সব অন্যদের।

যদি আপনি এই সব মুহূর্তের হিসাব গ্রহণ করেন, তাহলে নীতিগতভাবে ব্যবসায়িক অক্ষরের নকশাটি কঠিন হবে না।

উপস্থাপনা অর্ডার

ডকুমেন্টের সঠিকভাবে আঁকতে গেলে, তথ্যটির নির্দিষ্ট অর্ডারকে বিবেচনা করা প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি পরিষেবা অক্ষর-প্রতিক্রিয়ার লেখার বিকল্পটি বিবেচনা করতে পারেন। শুরু করার জন্য, আপনাকে মনে রাখতে হবে যে, শিষ্টাচারের নিয়মাবলী অনুযায়ী, আপনি যে মুহূর্তটি পান তা থেকে ২4 ঘণ্টার মধ্যে তথ্যকে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। এটি একটি ইলেকট্রনিক বার্তা যদি, অনুকূল সময় দুই ঘন্টা বেশী না হয়। যদি এইরকম কোনো নিয়ম মেনে চলতে না হয়, তবে অংশীদারের সাথে সংশ্লিষ্ট বার্তা প্রেরণ করা ভাল।

প্রকৃতপক্ষে, চিঠিতে দুটি অংশ থাকবে:

1. ভূমিকা। প্রেরক বিষয়টি, কারণ এবং এটি লেখার কারণ উপস্থাপন করে। এখানে আইনশৃঙ্খলা রক্ষাকারী আইনগুলি উল্লেখ করা সম্ভব, যা আইন দ্বারা একটি প্রতিক্রিয়া প্রদানের জন্য ভিত্তি হিসাবে কাজ করে। উপরন্তু, প্রশ্ন মধ্যে পরিস্থিতি সম্পর্কে কিছু পয়েন্ট মনোযোগ দিতে হয় মূল্য। তারা বিষয় সারাংশ প্রকাশ করতে সাহায্য করবে।
2. সারাংশ। এই অংশটি স্পষ্ট এবং নিখুঁতভাবে লক্ষ্য করা যায়। পাঠ্যটি স্পষ্ট, পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত এবং উপস্থাপিত ঘটনাগুলি পরীক্ষা করা এবং উদ্দেশ্য। প্রয়োজন হলে, তাদের বাস্তব পরিসংখ্যান দিয়ে নিশ্চিত করা যেতে পারে।

এই ধরনের পাঠের পরে, অ্যাপ্লিকেশনের একটি তালিকা সাধারণত অনুসরণ করে। নথিটি প্রেরকের স্বাক্ষর দিয়ে শেষ হয়। উপরন্তু, আপনি একটি ব্যবসার চিঠি কিভাবে লিখতে হবে, যাতে এড্রেসসি অপবাদ না হিসাবে প্রয়োজন। প্রথমত, এটি "প্রিয়" শব্দটির সাথে এটির সাথে কথা বলা শুরু করার পক্ষে যুক্তিযুক্ত। দ্বিতীয়ত, আপনি টেক্সট gerundive বাক্যাংশগুলিতে ব্যবহার করতে পারেন যেমন "আপনার প্রস্তাবগুলি মনোযোগীভাবে অধ্যয়ন করা" বা "আপনার মন্তব্যগুলি সতর্কতার সাথে পরীক্ষা করুন।" শিষ্টাচারের এই ধরনের আনুগত্য শুধুমাত্র উভয় পক্ষের উপকার হবে।

কর্ম পদ্ধতি

পরিষেবা অক্ষরগুলি তৈরি করা হয় ক্লার্ক, সচিব বা অন্যান্য কর্মচারীদের দায়িত্ব যাদের এই কর্তব্যগুলি নিযুক্ত করা হয়। কাজ করার সময়, তাদের কর্মগুলির মধ্যে একটি নির্দিষ্ট অনুক্রমের মেনে চলতে হবে। এই ধরনের একটি নথি অঙ্কন প্রক্রিয়াটি সাধারণত নিম্নলিখিত পর্যায়ে চলে যায়:

1. এই সমস্যাটির পরিস্থিতির যত্নশীল অধ্যয়ন এটি সম্ভাব্য সমাধান সঠিকভাবে মূল্যায়ন করার জন্য পরিস্থিতি সম্পূর্ণভাবে পালন করার প্রয়োজন হয়।
2. চিঠি খসড়া এখানে উপরে সমস্ত প্রয়োজনীয়তা বিবেচনা করা প্রয়োজন।
3. প্রস্তুত পাঠ্যের সংযোজন কখনও কখনও এটি ম্যানেজারের মন্তব্য অ্যাকাউন্টে গ্রহণ করা সম্পাদিত হতে হবে। তিনি কোন বিষয়ে স্পষ্টীকরণ বা ব্যাখ্যা করতে পারেন।
4. তার নেতা অনুমোদন
5. ডকুমেন্টের শেষ নিবন্ধন এবং স্বাক্ষর।
6. চিঠি নিবন্ধন
7. প্রাপকের কাছে চিঠিপত্র প্রেরণ

শুধু এই সমস্ত পর্যায়ে যাওয়ার পরে, চিঠি, যোগদানের পৌঁছানোর, তাকে নিযুক্ত মিশন পূরণ করতে সক্ষম হবে।

বাধ্যতামূলক নিয়ন্ত্রণ

একটি ব্যবসায়িক চিঠি ব্যবস্থা করার জন্য, এটি বিবেচনা করা আবশ্যক যে এটির প্রথম পৃষ্ঠাটি একটি বিশেষ ফর্মের উপর মুদ্রিত হবে। বাকি জন্য আপনি A4 সাইজের স্বাভাবিক ফাঁকা শীট ব্যবহার করতে পারেন। এটি মনে রাখা উচিত যে পাঠ্য ক্ষেত্রের নিজস্ব সীমা রয়েছে: উপরের এবং নিম্নটি ২ সেন্টিমিটার, বাম 3.5 সেন্টিমিটার, সঠিক একটি 1 সেন্টিমিটার। একটি শীট তথ্য মাপসই মান মাপ বিরতি না। সমস্ত নিয়ম অনুসরণ এবং আরও একটি অতিরিক্ত পাতা যোগ করা ভাল।

আপনি সমস্ত নিয়ম অনুযায়ী পাঠ্য টাইপ করা উচিত:

1. মুদ্রণের জন্য, মান টাইমস নিউ রোমান ফন্ট ব্যবহার করুন। অন্যান্য বিকল্পগুলি প্রয়োগ করা উচিত নয়

2. ফন্ট সাইজও নিয়ন্ত্রিত হয়:

• প্রধান পাঠ্যের জন্য - 14;
• পৃষ্ঠার বিন্যাস এবং কর্মের একটি নোট - 12

3. বিস্তারিত বিবরণ অবস্থান এছাড়াও নিয়ম অনুযায়ী করা হয়:

• লাইনের মধ্যে ব্যবধান 1;
• টেক্সট সারিবদ্ধতা "প্রস্থ দ্বারা" করা হয়;
• স্থানান্তর স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থাপন করা হয়;
• রেজিস্ট্রেশন নম্বর থেকে শিরোনামের দূরত্বটি 2 টি লাইন স্পেসিং এবং এটি থেকে প্রধান পাঠ 3।

যথাযথ উদ্দেশ্যের অক্ষরগুলির সঠিক প্রক্রিয়াকরণের জন্য এই নিয়মগুলি অনুসরণ করা বাধ্যতামূলক।

প্রয়োজনীয় বস্তু অবস্থান

যথাযথভাবে একটি আদর্শ ব্যবসায়িক চিঠি তৈরি করার জন্য, এটির প্রয়োজনীয়তা এবং উপাদান কোথায় থাকা উচিত তা স্পষ্টতই জানা প্রয়োজন। এই প্রশ্নগুলির উত্তরগুলি GOST R 6.30-2003 অন্তর্ভুক্ত করে। এটি অফিসিয়াল চিঠি ফর্ম বিবরণ। বস্তুত, এটি একটি নমুনা যা ডকুমেন্টের সমস্ত প্রয়োজনীয়তাগুলির সম্পূর্ণতা একটি নির্দিষ্ট ভাবে অবস্থিত। এটা যাতে প্রয়োজন হয়:

1. ব্যবসায় (ব্যবসা) অক্ষর formalizing প্রক্রিয়া একীভূত।
2. প্রাক-কেন্দ্রীয় মান ফর্মগুলি তৈরি করার ক্ষমতা আছে, যখন কাজের অংশটি ম্যানুয়ালিভাবে চালানোর প্রয়োজন হ্রাস করা।
3. চাক্ষুষ তথ্য অনুসন্ধানের সময়টি সুবিন্যস্ত করুন এবং সংক্ষিপ্ত করুন।
4. কম্পিউটেশনাল এবং অন্যান্য কৌশল ব্যবহার করে প্রসেসিং চিঠি সম্ভাবনা প্রসারিত করুন।

সুতরাং, একটি সাধারণ ব্যবসায়িক চিঠি জন্য, আছে আছে 30 স্ট্যান্ডার্ড প্রয়োজনীয়তা যে অ eleven বাধ্যতামূলক এলাকায়:

• প্রতীক এবং প্রতীক;
• লেখক;
• প্রাথমিক তথ্য;
• শিরোলেখ;
• অনুমোদন;
• প্রাপক;
• রেজল্যুশন;
• পাঠ্য;
• স্বাক্ষর এবং অ্যাপ্লিকেশন;
• চুক্তি এবং আশ্বাস;
• চিহ্ন।

নির্দিষ্ট খাতে তথ্য স্থানান্তরের জন্য বিশেষজ্ঞরা নথিটি আরও ভালভাবে নেভিগেট করতে পারেন এবং সাধারণ ব্যবহারকারীরা তার সংকলন প্রক্রিয়াটি সহজ করে দেয়।

মৌলিক প্রয়োজনীয়তা

কিছু ম্যানেজার ভুলভাবে বিশ্বাস করেন যে কোনও নিয়ম ও নিয়মগুলি নিরীক্ষণ ছাড়াই ব্যবসায়িক পরোক্ষভাবে আণবিকভাবে পরিচালিত হতে পারে। কিন্তু বিশেষজ্ঞরা এই জন্য দায়ী যারা, অফিসিয়াল অক্ষর জন্য মৌলিক প্রয়োজনীয়তা জানা আবশ্যক:

1. একটি বিশেষ (মালিকানাধীন) ফর্মের উপস্থিতি।
2. প্রয়োজনীয় ব্যবহার এবং প্রয়োজনীয়তা বসানো
3. পাঠ্য পঠনযোগ্য এবং ভাল সম্পাদনা করা উচিত। বিষয় সারাংশ জানাতে, এটি সহজ সাধারণ প্রস্তাবের অগ্রাধিকার দিতে ভাল। সংক্ষিপ্তভাবে ব্যাখ্যা করা, যাতে প্রতিটি শব্দ সর্বাধিক তথ্য বহন করে।
4. প্রকারের উপর ভিত্তি করে, নথিটি অনুযায়ী পরিকল্পিত হওয়া উচিত। চিঠি এছাড়াও বিভিন্ন দিক থাকতে পারে। এই ক্ষেত্রে, উপস্থাপনায় এটি তাদের ঐক্যবদ্ধ করার চেষ্টা করা প্রয়োজন।
5. টাইপিংয়ের জন্য নির্ধারিত নিয়মগুলির সঠিক ব্যবহার।
6. চিঠিপত্রের বিষয়বস্তুগুলি স্পষ্টভাষী এক্সপ্রেশন নয় তা নিশ্চিত করার চেষ্টা করুন। প্রাপক এই বাক্যাংশগুলিকে হুমকি হিসাবে বিবেচনা করতে পারে। বাক্য গঠন করার সময়, "দৃশ্যত", "যেমন পরিচিত", "সম্ভাব্য" এবং "নিম্নরূপ" হিসাবে প্রারম্ভিক শব্দগুলি ব্যবহার করা ভাল।

অনুশীলনের এই প্রয়োজনীয়তা পূরণে এন্টারপ্রাইজ সঠিকভাবে কর্মক্ষেত্র পরিচালনা করতে সাহায্য করে।