আইন, রেগুলেটরি সম্মতি
সংরক্ষণাগার রুম প্রয়োজনীয়তা। সংগঠন আর্কাইভ মৌলিক নিয়ম
সংরক্ষণাগার একটি প্রতিষ্ঠানের একটি পৃথক কাঠামোগত ইউনিট আকারে হতে পারে অথবা অফিস জীবনের অবিচ্ছেদ্য অংশ হতে পারে। এই একটি বিদ্যমান দস্তাবেজ ভলিউম উপর নির্ভর করে।
এটা কিভাবে সংগঠিত করার
কোনো ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের একটি সংরক্ষণাগার প্রয়োজন নির্দিষ্ট ব্যবস্থা একটি সেট তৈরি করা হচ্ছে:
- আপনি নথি সংরক্ষণের জন্য উপযুক্ত স্টোরেজ স্পেস নির্বাচন করতে এবং সঠিকভাবে এটা সজ্জিত প্রয়োজন।
- কেয়ার অবস্থার যে মান পূরণ তৈরি করতে গ্রহণ করা উচিত।
- ক্রয় আর্কাইভ জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম ইনস্টল করতে - এটি দৃশ্য প্রযুক্তিগত বিন্দু দিয়ে সজ্জিত করা প্রয়োজন।
- সংগ্রহস্থলের প্রয়োজনীয় সকল কাগজপত্র সংরক্ষণ প্রতিষ্ঠানের জন্য পদ্ধতি সংগঠিত করা আবদ্ধ হয়।
- এটা উন্নত এবং ইউনিট নিয়ন্ত্রক কাঠামো দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে।
এই মাত্রাগুলির বাস্তবায়ন সংরক্ষণাগার নথি নিরাপত্তা এবং তাদের প্রয়োজনীয় রাজ্যের পালন নিশ্চিত করে।
মহাফেজখানার সংরক্ষক কে
এবং কি প্রয়োজনীয়তা শ্রমিকদের যে সংরক্ষণাগার ও দস্তাবেজ আরও সঞ্চয়ের সংগঠনে নিযুক্ত করা হবে হয়? তারা মিলিত অবস্থান ও তাদের রক্ষক, উদাহরণস্বরূপ, একজন সচিব বা রিসেপশনিস্ট হতে পারে?
মহাফেজখানার সংরক্ষক - একটি বিশেষজ্ঞ যার টাস্ক মহাফেজখানায় কার্যক্রম সংগঠিত হয়। নথি তাঁর কাছে ন্যস্ত নিরাপত্তার জন্য তিনি পূর্ণ দায়িত্ব bears। তাঁর কাজ রাজ্য আর্কাইভস প্রতিষ্ঠান একটি নির্দিষ্ট নির্দেশ বা এমনকি (প্রয়োজন হলে) ইন্টার্নশীপ ক্ষণস্থায়ী ছাড়া সম্ভব নয়।
এর ফাংশন অন্য কর্মচারী যে পার্টটাইম কাজ করছে স্থানান্তর করা যেতে পারে। সাধারণত, মহাফেজখানার সংরক্ষক দায়িত্ব ক্ষেত্রে যেখানে পরিমাণ ডকুমেন্টেশন সঙ্গে জমা ভালোই বড় থাকে স্বতন্ত্র কর্মী হস্তান্তর করা হয়েছে। বড় বড় প্রতিষ্ঠান, এই উদ্দেশ্যে ভিন্ন পোস্টে অসংখ্য কর্মী। এই ক্ষেত্রে, যাইহোক, এটা সাধারণত একটি কাজের বিবরণ কাজ মহাফেজখানার সংরক্ষক ন্যস্ত ধরনের উল্লেখ, সেইসাথে তার অধিকার ও কর্তব্য স্থিরীকৃত হয়।
প্রধান বিষয় - পদ্ধতি
মামলা একটি বিশেষভাবে উন্নত গ্রাফিক্স অনুযায়ী আর্কাইভ প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রেরণ করা। তাঁর অঙ্কন বিভাগ, যারা কাগজপত্র প্রেরণ করা এবং মহাফেজখানার সংরক্ষক দ্বারা অনুমোদিত হবে প্রতিটি মাথা সঙ্গে একমত হবে। সংরক্ষণাগার কর্মরত নথি যেহেতু শুধুমাত্র সংরক্ষণ করা হয় না, কিন্তু মাঝে মাঝে ব্যবহার করা হয়, তাদের বিষয়টি নিয়ম নির্ধারণ (প্রযোজ্য হলে) আপনার প্রতিষ্ঠানের পাশাপাশি বাহ্যিক স্টেকহোল্ডারের মধ্যে অ্যাপ্লিকেশন জমা দেওয়া হয়েছে।
নথি ডেলিভারি নিবন্ধনের নির্দিষ্ট বই পালিত হবে। প্রয়োজনীয়তা, অর্ডার, কাজ নিবন্ধন প্রক্রিয়ার জন্য তৃতীয় পক্ষের পদ্ধতি অস্থায়ী ব্যবহারের ক্ষেত্রে হস্তান্তরের উপর (অন্যদের মধ্যে এই প্রসিকিউটর এর অফিসে ও কোর্ট অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে) আছে। নিজস্ব কর্মচারীদের এক মাস পর্যন্ত, এবং তিন আপ মাসের জন্য ইস্যু করা ডকুমেন্টস - পার্টি স্ট্রাকচার প্রতিনিধি।
সংগঠন আর্কাইভ মৌলিক নিয়ম
সংরক্ষণাগার, সেইসাথে কাঠামোগত ইউনিট প্রেরিত বিশেষ বিধান, ম্যানেজমেন্ট দ্বারা অনুমোদিত ভিত্তিতে। তাদের কাজের মধ্যে এটা কর্মচারী তাদের নিজস্ব কাজের বিবরণ মেনে চলে। বিধান কোম্পানী দ্বারা গৃহীত, আর্কাইভ মৌলিক নিয়ম (অধিকার ও দায়িত্ব এবং প্রয়োজনীয় নথিপত্রের রচনা কার্যকরী পরিমাপ স্থিতি) আউট সেট করে। তার মূল কাজগুলো করার মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত:
- নথি সংরক্ষণাগার পরিপূর্ণ, যার রচনা প্রবিধান একটি পৃথক বিভাগে তালিকাভুক্ত করা হয়।
- উপকরণ রেকর্ড রাখুন এবং তাদের নিরাপদ রাখতে পারেন।
- এইড খোঁজার প্রাপ্তিসাধ্য নথি গড়ে তোলা।
- আপনি সংরক্ষণাগার উপাদানে সঞ্চিত পদ্ধতি ব্যবহার করার অনুমতি দেয়।
আপনার প্রতিষ্ঠানের কাগজপত্র থাকে যে রাশিয়ান ফেডারেশনের সংগ্রহশালার ফান্ড প্রাসঙ্গিক হতে পারে, তারপর প্রস্তুত এবং তাদের স্টোরেজ রাজ্যের স্থায়ী সঞ্চয়ের জন্য জমা কাঠামোগত ইউনিট বাইরের সমস্যার মধ্যে অন্যতম।
তার কার্যকারিতা
সংরক্ষণাগার ফাংশন ধারাক্রমে তার কর্ম থেকে আহরণ করা। প্রধান বেশী হল:
- অধিগ্রহণ তাদের নিজস্ব উত্স, যে, প্রতিষ্ঠান বা ব্যবসা ইউনিট তালিকা বজায় রাখুন।
- একটি সুশৃঙ্খল পদ্ধতিতে তাদের জিম্মা জন্য কাগজপত্র নিয়ে যান।
- একাউন্টে উপকরণ নিন এবং তাদের সম্পূর্ণ নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।
- গঠন এবং একটি অনলাইন সহায়তা সিস্টেম, মহাফেজখানায় কাগজপত্র এর সাথে সম্পর্কিত বজায় রাখার।
- পরিচালনা তথ্যের পরিষেবা পরিচালন এবং প্রতিষ্ঠানের সব কাঠামোগত ইউনিট।
- ইস্যু এবং সংগঠিত, ব্যক্তি এবং অন্যান্য সংস্থাগুলির প্রয়োজনের কথা অনুযায়ী নথিপত্রের ব্যবহার বিবেচনা এবং ব্যবহারের প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করতে।
- নাগরিক সামাজিক ও আইনগত প্রকৃতি অনুরোধ করতে বিবৃতি এবং সরকারী কর্মকর্তার প্রতিক্রিয়া প্রস্তুত করুন।
- একটি নথি মান পরীক্ষার কার্যক্রম চালায়, একটি পৌর বা রাজ্য সংরক্ষণাগারে স্থায়ী স্টোরেজে দৃশ্য সঙ্গে বিচারকার্য স্থানান্তর সংগঠিত, (কেস যখন সংগঠন আর্কাইভ অধিগ্রহণের উপরের উত্স এক)।
- সূত্র অধিগ্রহণের মধ্যে গঠন এবং সংরক্ষণাগার ফাইল শুদ্ধি পরীক্ষা করুন - উভয় তাদের নিজস্ব কাঠামোগত ইউনিট এবং অন্যান্য প্রতিষ্ঠানে।
- ব্যবসা উদ্যোগ নামকরণের রাখার বিষয়ে কাজ সংগঠিত করার জন্য।
- প্রতিটি কাঠামোগত উপবিভাগ ডকুমেন্টেশন সঙ্গে বাস্তব এবং পদ্ধতিগত সহায়তা প্রদান।
- আর্কাইভস এন্ড রেকর্ড ব্যবস্থাপনা উন্নয়নে অংশগ্রহণ করুন।
- ম্যানেজমেন্ট ডক্যুমেন্ট এর সাথে সম্পর্কিত অবস্থানকে শিল্পীর ও কর্মচারী প্রশিক্ষণ উদ্দেশ্যে অনুষ্ঠিত ঘটনা অংশগ্রহণ করা।
রাখুন কোথায়
এখন আসুন আমরা বিবেচনা করি সংরক্ষণাগার রুম প্রয়োজনীয়তা আছে যাক। কি বিবেচনা করা উচিত সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, - কাঠ ভবন পুরাতন চরিত্র ভবন ভবন অনুমোদিত নয় যে কোন ক্ষেত্রে, যা কাঁচা হতে পারে এটা স্থাপন করতে না শুধুমাত্র প্রধান রুম, কিন্তু বেসমেন্ট সঙ্গে attics, সেইসাথে ভবন, চুলা গরম করার আছে।
একটি সম্পূর্ণ হিসাবে একই কাঠামো কাগজের দস্তাবেজ সঞ্চয় করার জন্য অভিযোজিত হয়, তাহলে একটি সংরক্ষণাগার অগত্যা একটি বিচ্ছিন্ন রুম বোঝানো।
অদূর ভবিষ্যতে আপনার প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব সংরক্ষণাগার স্থাপন করার পরিকল্পনা, এখানে আপনি প্রয়োজনীয় প্রস্তুতি প্রক্রিয়ায় বিবেচনা করা আবশ্যক একটি তালিকা সহ নিজেদের পরিচিত করার সুযোগ আছে। সাবধানে ও সুরক্ষিতভাবে সমস্ত আবশ্যক ডকুমেন্টেশন সঞ্চয় করতে - তো, সংরক্ষণাগার রুম, যার মিশন প্রধান প্রয়োজনীয়তা কি কি?
কি প্রয়োজন বোধ করা হয় তালিকা উপলব্ধ করা হবে
- সংরক্ষাণাগার।
- রুম নথি অভ্যর্থনা অস্থায়ী স্টোরেজ ও অভিযোজন জন্য নির্মিত হয়েছে।
- ঘরে নথি ব্যবহার করা হবে।
- কর্মীদের জন্য অপারেটিং রুম (বা কক্ষ)।
যখন স্থান যথেষ্ট নয় ...
কেস যেখানে ফাইল রুম স্থান তাঁর অধীনে অপহরণ সম্ভাবনা অনুমতি দেয় না বেশ কয়েকটি কক্ষ ডেডিকেটেড একক স্থান পার্টিশন দিয়ে আলাদা করা অঞ্চল বিভক্ত করা উচিত নয়। মৌলিক প্রয়োজন, যা কঠোরভাবে এই ক্ষেত্রে সঙ্গীদেরকে করা হয়েছে - একটি থেকে বিচ্ছিন্ন নথি অন্য সংগ্রহস্থলের অবস্থান এবং তাদের সঙ্গে কাজ করে।
একটি পৃথক রুম বা বিশেষভাবে নির্মাণ এবং একটি ব্যাকআপ হিসাবে ব্যবহার একটি নথি স্টোরেজ ভবন হিসাবে অভিযোজিত একটি প্রয়োজন বোধ করা হয় আগুনের সম্ভাবনা পরিপ্রেক্ষিতে একটি ঝুঁকি বহন বস্তু থেকে অপসারণ করা হবে। একটি উদাহরণ উল্লেখ করা যেতে পারে হিসাবে গাড়ী পার্ক, গ্যারাজের এবং পেট্রোল স্টেশন আছে। বিল্ডিং বা প্রাঙ্গনে সংরক্ষণাগার নিকটে অবস্থান যে বস্তু বায়ু দূষণের উৎস হিসেবে পরিবেশন করা হবে না।
মূলত, ফাইল সবসময় একটি পৃথক, এই ভবনের প্রয়োজনীয় সকল নিয়ম এবং প্রবিধান দ্বারা নির্মিত কেবল মনোনীত স্থাপন করা উচিত নয়। কিন্তু, দুর্ভাগ্যবশত, বাস্তবতা সেটির শর্তাবলী dictating করা হয়, এবং সবচেয়ে প্রতিষ্ঠানে, দস্তাবেজ, ইতিমধ্যে বিদ্যমান সুবিধার মধ্যে সংরক্ষিত রূপান্তরিত করা হবে এবং এই কাজের জন্য অভিযোজিত হয়।
অধিকার বলতে যে
ভবন এবং সংরক্ষণাগার আঙ্গিনায় নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা সঙ্গে পরিচিত। তারা হলো:
- বিল্ডিং, যা স্টোরেজ ভবিষ্যত আছে অনুমিত হয় প্রশাসনিক সংখ্যা উল্লেখ করতে প্রয়োজন হয়। এটি সঠিক ভাবে সংরক্ষণাগার যেখানে দাহ্য পদার্থ এবং আক্রমনাত্মক এর বিভাগ থেকে খাদ্য সরবরাহ সেবা, খাদ্য গুদাম, দোকান আছে, সেইসাথে প্রাসঙ্গিক রাসায়নিক প্রযুক্তি প্রয়োগ স্থাপন করতে নিষিদ্ধ করা হয়।
- বহিষ্কৃত একটি unheated রুমে এটি স্থাপন এবং যেখানে স্বাস্থ্যবিধি প্রয়োজনীয়তা মেনে হয় না। উপরে উল্লিখিত ভগ্নদশা আর্কাইভ ভবনের unacceptability অন।
- এটা তোলে সংরক্ষণাগার রুম জন্য আগুন প্রয়োজনীয়তা মেনে চলতে বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। সম্ভব আগুন জন্য তার নিরাপত্তা - নথিপত্রের নিরাপদ সঞ্চয়ের প্রধান শর্ত এক। জানুয়ারী 2009, রাশিয়া সংস্কৃতি মন্ত্রণালয় একটি আদেশ 3 নং নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা রাশিয়ান ফেডারেশন সরকার ও পৌর আর্কাইভ অগ্নি নিরাপত্তা বিশেষ নিয়ম সেট আউট একটি সিরিজ গৃহীত জারি করেন। দস্তাবেজের সঞ্চয়স্থানকে প্রয়োজনীয় প্রবিধান ডিভাইস অকৃতকার্য হবেন পালন করা হয়।
- বিল্ডিং এর নকশা বন্যা অসম্ভবতা নিশ্চিত করা। রুম একটি জরুরী বহির্গমন আছে প্রয়োজন হয়। কোন ক্ষেত্রে এটি মাধ্যমে প্রধান পাইপ (জল জন্মদানে বা গ্যাস) পাস হইবে।
এটা বেসমেন্ট বসানো দায়ের করা সম্ভব?
এটা তোলে বুনিয়াদ রুম, উপরের তালার বা এই ধরনের চিলা স্থান যেমন পরিবর্তন মধ্যে মহাফেজখানায় স্টোরেজ বসানো বাঞ্ছনীয় নয়।
জরুরি অবস্থায় এই নিয়মের ব্যতিক্রম হতে পারে। তারা যখন শুষ্ক এবং ভাল উত্তপ্ত বুনিয়াদ, যান্ত্রিক বায়ুচলাচল দিয়ে সজ্জিত করা, সক্ষম এক ঘন্টার বা দুই ট্রিপল breathability জন্য প্রদান গৃহীত হয়। মাচা বা চিলা জন্য আর্কাইভ সম্ভব শুধু তাই উপযুক্ত তাপমাত্রা ও আর্দ্রতা অবস্থার প্রদান করা হয়।
প্রাঙ্গনে জন্য একটি খুব গুরুত্বপূর্ণ প্রয়োজন তারের ডিভাইস থেকে সম্মান সঙ্গে আর্কাইভ। এটা তোলে বায়ুরোধী সকেট সঙ্গে বন্ধ হয়ে যাবে বাধ্য করা হয়। পোর্টেবল বৈদ্যুতিক যন্ত্রপাতি দড়ি রাবার নিরোধক সঙ্গে প্রদান করা হয়। গৃহমধ্যে স্থাপন করা উচিত হবে না বা মেঝে বর্তনী breakers সাধারণ স্টোরেজ।
নির্বাচিত অ ঝাড়া এবং মহাফেজখানায় ভান্ডার শেষ হচ্ছে জন্য বিল্ডিং উপকরণ অ-জারক উপকরণ। নির্বাপক ব্যবস্থা নিরপেক্ষ উপায়ে, নথি জন্য নিরাপদ দিয়ে সজ্জিত করা হবে। এটা তোলে দোকান আগুন ব্যবহার করার অনুমতি দেওয়া হয় না, উনান বা স্থান বিদেশী বস্তু অন্তর্ভুক্ত।
সারসংক্ষেপে
সংরক্ষণাগার রুমে সর্বোপরি প্রয়োজনীয়তা মেনে নির্বাচিত এলাকার হ্রাসের পর উপযুক্ততা বা ব্যবহারের জন্য অযোগ্যতা উপর একটি চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা। সম্ভব স্যানিটারি এবং এপিডেমিওলজিকাল স্টেশান এবং রাজ্য ফায়ার সুপারভিশন পরীক্ষণ পর এই ধরনের একটি সিদ্ধান্ত নিন। সংরক্ষণাগার যেখানেই শুধুমাত্র বিস্তারিত পরীক্ষার পদ্ধতি পরে নির্ধারিত হয় স্থাপন করা যেতে পারে।
এটির উদ্দেশ্য - অগ্নি রুম নির্মল এবং নির্ধারণ যথাযথ স্তরের,, প্রধান কাঠামোগত স্থায়িত্ব পরিদর্শন সম্ভাব্য লোড (আর্কাইভ জন্য সরঞ্জাম এবং সঞ্চিত নথি ওজন) হিসাব মেঝে মধ্যে ওভারল্যাপ শক্তি নিশ্চিত করা, প্রাপ্যতা এবং বায়ুচলাচল এবং হিটিং সিস্টেমের বর্তমান অবস্থা বার করো।
সংগঠন (সাধারণত ভবিষ্যৎ সংরক্ষণাগার কর্মচারীদের) এর প্রতিনিধি, এবং কর্মীদের সমস্ত প্রাসঙ্গিক পরিষেবার হিসাবে জড়িত নিরীক্ষা ইন - ইত্যাদি .. বিল্ডিং, ফায়ার, নিরাপত্তা, পরীক্ষার ফলাফল চূড়ান্ত আইন প্রস্তুতির মধ্যে প্রতিফলিত হয়।
Similar articles
Trending Now