ডকুমেন্ট বিভাগ: মৌলিক মানদণ্ড

সুতরাং এটি, নথি সংখ্যক বুঝতে সহজ ছিল তাদের প্রস্তুতি এবং উপস্থাপনা, বিভিন্ন শ্রেণীবিভাগেরও জন্য বিশেষ নিয়ম, সেইসাথে উপযুক্ত ফর্ম এবং তাদের সাথে কাজ পদ্ধতি উন্নত।

এটা লক্ষনীয় যে নথি শ্রেণীবিন্যাস অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি তাদের নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য হাইলাইট করতে সাহায্য করে এবং সম্ভব করে তাদের সবচেয়ে কার্যকরভাবে ব্যবহার করতে। এটা তোলে প্রাচীনতম অন্যতম এবং অসামান্য বিষয় শেষ না হওয়া পর্যন্ত, যা উন্নয়নের শুধুমাত্র 1960 এর শেষের দিকে শুরু হয়। সম্পূর্ণ ভিন্ন বিভাগসমূহে ডকুমেন্টেশন বিতরণ পদ্ধতির সর্বাধিক পূর্বে সুযোগ বা আলাদা বিজ্ঞান সম্পর্কিত নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য শুধুমাত্র প্রয়োগ করা হয়েছে। শুধু সম্প্রতি নথি বহুমাত্রিক ক্লাসিফিকেশন, প্রতিষ্ঠিত হয়েছে কোন তথ্য ও বস্তুগত উপাদান উপর ভিত্তি করে।

সমস্ত নথি নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্য অনুযায়ী ভাগ করা যায়:

1. স্থান ও সময় তাদের অপারেশন পরিস্থিতিতে। একাউন্টে প্রকাশনার নিয়মানুবর্তিতা নিন (পর্যাবৃত্ত এবং অ পর্যাবৃত্ত), সংঘটন (মূল, মূল, কপি, প্রতিলিপি), (আঞ্চলিক জাতীয় বা বিদেশী) উত্পাদন স্থান সময়;

2. তথ্য অংশটি।

• বিষয়বস্তু এবং তথ্য (প্রাথমিক এবং দ্বিতীয় ডকুমেন্টেশন) এর অ্যাগ্রিগেশন মাত্রা মনোযোগ দিতে;

• নথি শ্রেণীবিন্যাস আকার (ফরম্যাট) রেকর্ড তথ্য মাত্রা, এবং পৃষ্ঠার সংখ্যার (মোট) অন্তর্ভুক্ত থাকে;

• কিভাবে তথ্য অনুভূত হয় (নথি একটি মানবিক পড়ে নিতে পারে বা বিশেষ প্রযুক্তিগত সরঞ্জাম প্রয়োজন) উপর বিভাজন;

• নথি এই শ্রেণীবিভাগ এছাড়াও অন্তর্ভুক্ত একটি প্রতিমাসংক্রান্ত অক্ষর যার মানে রেকর্ড তথ্য (টেক্সট এবং অ-পাঠ্য ফর্ম);

• তথ্য রেকর্ডিং পদ্ধতি অনুযায়ী হাতে লেখা, ছাপা, যান্ত্রিক, চৌম্বকীয়, ফোটোগ্রাফিক, অপটিক্যাল, লেজার, এবং পার্থক্য ইলেকট্রনিক নথি।

3. উপাদান উপাদান (যেমন এর উপাদান হিসাবে নির্দিষ্ট মানদণ্ডের অন্তর্ভুক্ত তথ্য ক্যারিয়ার, সেইসাথে তার আকৃতি এবং নকশা)।

উল্লেখ্য বিষয়বস্তু এবং আকারে পৃথক দলের জন্য ডকুমেন্টেশন বিতরণের তার সঙ্গে কাজ সংগঠিত করার আরও দক্ষ অনুমতি দেয় মূল্য।

এটা তোলে সেখানে যে তারিখ থেকে অ্যাকাউন্টিং নথির একটি সংশ্লিষ্ট ক্লাসিফিকেশন, যা একাউন্টে তাদের বিষয়বস্তু, স্থান এবং আবেদন আপ অঙ্কন, পদ্ধতি লাগে, এবং ব্যবহারের একটি পদ্ধতি কহতব্য নয়।

এই শ্রেণীবিভাগ অ্যাকাউন্টিং নথি ধরনের নিম্নলিখিত বিভাজন অন্তর্ভুক্ত:

• আবেদন উপর নির্ভর করে - প্রশাসনিক ও নির্বাহী, রেজিস্ট্রেশন অ্যাকাউন্টিং বা মিশ্র;

• অর্ডার প্রস্তুতি - প্রাথমিক ও সারসংক্ষেপ;

• অভ্যন্তরীণ ও বহিস্থিত নথি;

• ব্যবহার দ্বারা - নিষ্পত্তিযোগ্য এবং স্টোরেজ;

• আর্থিক, উপাদান এবং নকশা - বিষয়বস্তু উপর নির্ভর করে।

বলা আবশ্যক যে, এই শ্রেণীবিন্যাস মানদণ্ড একটি নম্বর অন্তর্ভুক্ত এবং অত্যন্ত চওড়া, তাই প্রতিটি দস্তাবেজের একই সময়ে বিভিন্ন গ্রুপের সাথে সম্পর্কিত, কিন্তু নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলি দ্বারা চিহ্নিত এবং শুধুমাত্র প্রাসঙ্গিক ক্ষেত্রে ব্যবহার করা যাবে।