সংগ্রহশালার রেকর্ড ব্যবস্থাপনা সংগঠন: GOST, নির্দেশাবলী, দস্তাবেজ, নিয়ম। মহাফেজখানায় রেকর্ড ব্যবস্থাপনার জন্য নির্দেশিকা

সংগ্রহশালার রেকর্ড ব্যবস্থাপনা নিয়ম কাগজপত্র এবং কোম্পানির বর্তমান কর্মকান্ডে জড়িত নয় উপকরণ সঙ্গে কাজ করতে কী প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। তারা বর্তমান অনুযায়ী প্রণয়ন করা হয় নিয়ন্ত্রক কাঠামো, নিয়ন্ত্রক সুযোগ প্রক্রিয়াকরণ, সংকলন এবং তথ্য স্টোরেজ। কী সংগ্রহশালার রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট সেট স্ট্যান্ডার্ড ফ্রেমওয়ার্ক ব্যবহার করা শর্তাবলী। যখন প্রযুক্তি এবং উন্নত তথ্য প্রযুক্তি ব্যবহারের ক্ষেত্রে অ্যাকাউন্ট উন্নয়নের সেগুলি খসড়া। মহাফেজখানায় রেকর্ড ব্যবস্থাপনা ভিত্তিতে আরো বিবেচনা করুন।

আপতন

নির্দেশিকা মহাফেজখানায় রেকর্ড ব্যবস্থাপনার জন্য সরকারী সংস্থা প্রযোজ্য। তারা কাজ কিছু নির্দিষ্ট নিযুক্ত ব্যবসার জন্য প্রয়োজন হয়। বিশেষ করে, প্রবিধান বিবরণ, রেজিস্ট্রেশন, সংরক্ষণ ও রাশিয়ান ফেডারেশনের সংগ্রহশালার তহবিলের নথি ব্যবহারের অংশ প্রযোজ্য, রাষ্ট্রীয় সম্পত্তি বলা হয়।

উদ্যোগের উপবিভাজনগুলিতে, চলচ্চিত্র, ধ্বনিনির্দেশক, ভিডিও, ফটোগ্রাফ, মানচিত্র, বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি, টেলিমেট্রি তথ্য, বিধান পরিকল্পনা ও প্রতিবেদন সেট আউট দ্বারা পরিচালিত সঙ্গে কাজ।

দায়িত্ব এবং (1994 ও 1998 থেকে) আর্কাইভ আরএফ এ এফ এর নথি অস্থায়ী সংগ্রহস্থলের জন্য (1993 থেকে) ক্ষেত্রবিশেষে আইন ভিত্তিতে প্রদান করে সংগঠন, অবস্থান গঠন করার অধিকার। নিয়ন্ত্রক কাঠামো আঞ্চলিক গুরুত্ব আইনি কর্মকাণ্ড গঠন করে। বিবেচনা নিয়ম নথি ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে না, কাজ করে ফেডারেল আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় 5485-1 № এবং রাষ্ট্রপতি ফরমান 30.11.1995 থেকে 1203 №,

পরিপূরণ

এটা তোলে এন্টারপ্রাইজ ইউনিট তথ্যচিত্র ভিত্তির নিয়মতান্ত্রিক পুনর্গঠন করা হয়। অবচয় নির্ণয় রয়েছে:

1. সোর্স।
2. উপকরণ রচনা প্রাপ্ত করা হবে।

এই কার্যকলাপ অংশ হিসাবে এছাড়াও সংরক্ষণাগার নথি সরাসরি স্থানান্তর বাহিত হয় আউট। সূত্র হল:

1. এন্টারপ্রাইজ ইউনিট।
2. শারীর ব্যক্তি।
3. অধস্তন কাঠামো।

উপকরণ রচনা

মহাফেজখানায় রেকর্ডের জন্য ব্যবস্থাপনা নির্দেশ সেট করে যে অধিগ্রহণ সাময়িকভাবে (10 বছরেরও বেশি সময় ধরে) ক্ষেত্রে এবং স্থায়ী স্টোরেজ সঞ্চালিত হয়। এছাড়াও কর্মীদের উপর তথ্য সংক্ষিপ্ত বিবরণ। ক্ষেত্রে যেখানে কম 10 বছরের বালুচর জীবন, একটি নিয়ম হিসাবে, আর্কাইভ স্থানান্তরিত করা হয় না। তারা এন্টারপ্রাইজ প্রাসঙ্গিক অংশে অন্তর্ভুক্ত করা হয়। এই ধরনের জিনিস বালুচর জীবন শেষে ধ্বংস যেতে চলেছে। পৃথক চরিত্রের বিবরণ মালিকের অনুরোধে প্রেরিত হয়। পরবর্তীকালে তারা স্থায়ী বিষয়বস্তুর জন্য রাজ্য আর্কাইভ পাঠানো হয়। স্থানান্তর এছাড়াও উপকরণ উদ্যোগ অগ্রদূত এবং পূর্বে নির্ধারিত অধীনস্থ কাঠামো হইবে।

সংগ্রহশালার রেকর্ড ব্যবস্থাপনা এবং নামকরণের

অনুমোদিত কর্মচারীদের এন্টারপ্রাইজ তথ্য উপকরণ সঙ্গে কাজ করার সময়, একটি ক্ষেত্রে পদ্ধতিগত তালিকা আছে। তিনি nomenklatura বলা হয়। তার গঠন এ ইঙ্গিত বালুচর জীবন উপকরণ। মহাফেজখানায় রেকর্ডের জন্য ব্যবস্থাপনা ম্যানুয়াল নিরীক্ষণ ও নামকরণের খসড়া সেবার বিধান সহজতর অনুমোদিত বিভাজন ব্যবস্থাপত্র দিয়ে থাকেন। পদ্ধতিগত তালিকা স্থায়ী ও অস্থায়ী (আপ থেকে 10 বছর) এর ওপর সংগ্রহ তথ্য উপকরণ উদ্ভাবন গঠনের জন্য ভিত্তি হিসেবে কাজ করে। নামকরণ একটি প্রধান হিসাব নথি। এটা অস্থায়ী সঞ্চয়ের ক্ষেত্রে, কম 10 বছরের একটি শব্দ সহ নিবন্ধনের জন্য ব্যবহার করা হয়। প্রতিষ্ঠিত নামকরণের systematization স্কিম যখন সঞ্চালিত কার্ড ফাইল কাজ উন্নয়নশীল ব্যবহৃত হতে পারে।

শ্রেণীবিন্যাস

মহাফেজখানায় রেকর্ড রাখা ব্যবস্থাপনা নামকরণের তিন ধরনের আউট বাহিত হয়:

1. বৈশিষ্টসূচক।
2. দৃষ্টান্তমূলক।
3. স্বতন্ত্র (ক নির্দিষ্ট সংস্থার জন্য)।

প্রথম অনুরূপ প্রতিষ্ঠানে উত্পন্ন উপকরণ রচনা নির্ধারণ করে। স্ট্যান্ডার্ড নামকরণের একটি নিয়ন্ত্রক নথি বলে মনে করা হয়। আনুমানিক systematization উদ্যোগের যে তার কর্ম দ্বারা আচ্ছাদিত করা হয় সূচক ইঙ্গিত জন্য তথ্য উপকরণ আনুমানিক রচনা নির্ধারণ করে। এটা একটা সুপারিশমূলক অক্ষর আছে। systematization এই ধরণের একজন ব্যক্তি পরিসর গঠনে ব্যবহার করা হয় এবং পরিবর্তন ছাড়া এটি স্থানান্তরিত।

প্রস্তুতি বৈশিষ্ট্য

মহাফেজখানায় এন্টারপ্রাইজ রেকর্ড ব্যবস্থাপনার জন্য নথি কাঠামোগত ইউনিট নামকরণের অনুযায়ী নির্ধারিত ফরমে systematized। আধুনিক একমত ও নেতাদের দ্বারা স্বাক্ষরিত হবে।

এন্টারপ্রাইজ নামকরণের সাধারণ আকারে তৈরি করা হয়। এটা তোলে সংরক্ষণাগার প্রধান বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, সেবা বিধান মাথা বা একজন অনুমোদিত কর্মচারী দ্বারা স্বাক্ষরিত দ্বারা অনুস্বাক্ষর করা হয়। নামকরণ বিশেষজ্ঞ কমিশন দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে, এবং তারপর কোম্পানীর পরিচালক তা অনুমোদন করেছে। এই পদ্ধতি নির্বাহ করার পর এন্টারপ্রাইজ কাঠামোগত বিভাগের প্রধান প্রাসঙ্গিক অংশগুলি একজন নির্যাস প্রদান করা হয়েছে।

আসছে বছর বর্তমান সময়ের শেষ ভাগে সালে গঠিত জন্য নামকরণের। সঙ্গতিসাধন 5 বছর মধ্যে সম্পন্ন করা হয় অন্তত 1 বার। আপনি কাঠামো এবং এন্টারপ্রাইজ কার্যাবলী, একটি নতুন নামকরণের পরিবর্তন করে।

বিষয়ক সংকলন জন্য পদ্ধতি

সংকলন গ্রুপিং নামক নামকরণের অনুযায়ী সম্পাদিত কাজ করে। সংগ্রহশালার রেকর্ড ব্যবস্থাপনা সংগঠন ফোল্ডার নাম অনুযায়ী তথ্য systematization অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। ডুপ্লিকেট কপি এবং ড্রাফ্ট দলীয়করণ অনুমতি নেই। ব্যতিক্রম উচ্চ মান যানবাহন নেই। একটি কাগজ ফোল্ডার রাখা করা আবশ্যক ফেরত পাঠানো হয়।

নিয়ন্ত্রণের মহাফেজখানায় রেকর্ড রাখা হল একটি কেন্দ্রীভূত হ্যান্ডলিং উপকরণ সেবা তথ্য বিধান এ সঞ্চালিত, এবং একটি বিকেন্দ্রীভূত এ আছে - উভয় কাঠামোগত ইউনিট, এবং উপরে বিভাজন। গোষ্ঠীবদ্ধ ব্যক্তি স্টোরেজ মিডিয়া নিরাপত্তার জন্য দায়ী প্রত্যক্ষ তত্ত্বাবধানে সঞ্চালিত হয়। যদি প্রয়োজন হয় তাহলে, রাজ্য আর্কাইভ জড়িত কর্মচারী হতে পারে।

কী প্রয়োজনীয়তা

সংগ্রহশালার রেকর্ড ব্যবস্থাপনা প্রবিধান প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী আউট বাহিত হয়। সহ ফোল্ডারের বিরচন ইন তথ্য বাহকদের নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করা প্রয়োজন:

1. অস্থায়ী ও স্থায়ী সঞ্চয়ের জন্য সামগ্রী আলাদাভাবে গোষ্ঠীবদ্ধ করে।
2. ফোল্ডারের একটি কপি অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে কাগজ প্রতিটি।
3. ফোল্ডারের একটি ক্যালেন্ডার বছরের জন্য বর্তমান উপকরণ হওয়া উচিত। এই নিয়ন্ত্রণের অবশ্য সেখানে ব্যতিক্রম আছে। এর মধ্যে রয়েছে:

• ব্যক্তিগত ফাইল, যা প্রাসঙ্গিক কর্মচারী সমগ্র সময়কাল ধরে গঠিত হয়;
• উপকরণ এবং তাদের সঙ্গে নির্বাচিত স্থায়ী কমিটির ডেপুটি গোষ্ঠী, সমাবর্তন যুগে নিয়ন্ত্রিত কাঠামোর;
• কাগজ শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, মৃত্যুদন্ড কার্যকর এবং স্কুল বছরের গোষ্ঠীবদ্ধ;
• নাটুকে সামগ্রী, সিজনের কার্যক্রম বৈশিষ্ট্য;
• ইতিহাস, ইত্যাদি।

ফোল্ডারের 4 বেশী সেমি বেধ এ কম 250 চাদর হতে হবে।

প্রশাসনিক কাজের গোষ্ঠীবদ্ধ

সংগ্রহশালার রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন বাহকদের বিভিন্ন ধরনের systematization প্রয়োজন। অ্যাট্রিবিউট ও প্রশাসনিক কাজ সহ এই। তারা ধরন এবং অ্যাপ্লিকেশন কালপঞ্জি অনুযায়ী শ্রেণীবদ্ধ করা হয়েছে:

1. নিয়ন্ত্রক কাজ দ্বারা অনুমোদিত বিধিবদ্ধ বিধান, annexes হিসেবে কাজ করে। তারা একসঙ্গে গোষ্ঠীবদ্ধ করে। বিধান, বিধি, নিয়ম পৃথক আইন আছে যেমন অনুমোদিত হয়েছে, তাহলে তাদের পৃথক মামলায় নিয়মাবদ্ধ করা।
2. অর্ডার এবং উহা বাস্তবায়নের জন্য উচ্চ স্ট্রাকচার সিদ্ধান্ত এন্টারপ্রাইজ এলাকায় শ্রেণীভুক্ত করা হয়।
3. অর্ডার কর্মীদের সংক্রান্ত, স্মৃতিশক্তি কাল অনুযায়ী systematized। তথ্য উপকরণ কোম্পানির বিভিন্ন পক্ষের সমীচীন কাজ, গ্রুপ আলাদাভাবে একটি বৃহত পরিমাণে সঙ্গে।
4. কার্যকলাপ চাবি এলাকায় অর্ডার কর্মীদের উপর কাজ থেকে আলাদাভাবে systematized করছে। উদাহরণস্বরূপ, মহাফেজখানায় রেকর্ড ব্যবস্থাপনা ক্রম একই ফোল্ডারে মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করা হয়, এবং বিভাজন দায়ী প্রধান নিয়োগের - অন্য করতে।
5. অনুমোদিত সীমা, প্রতিবেদন, হিসাব, আইটেম অনুযায়ী তালিকা, পরিকল্পনা ইত্যাদি। তাদের প্রকল্প থেকে আলাদাভাবে দলবদ্ধ।
6. ব্যক্তিগত ফাইল নথি অবস্থান অর্ডার তারা গৃহীত হয় মধ্যে সম্পন্ন করা হয়।
7. মুখের কর্মীদের মজুরি বিল আলাদা ফোল্ডারে systematized। তারা ক্রম অনুযায়ী সাজানো থাকে।
8. অভিযোগ, পরামর্শ, নাগরিকদের কোম্পানির কার্যক্রম বিষয়ে অভিযোগ, তাদের বিবেচনা ও বাস্তবায়ন রেকর্ড আলাদাভাবে ব্যক্তিগত বিষয় জন্য ব্যক্তি অভিযোগ থেকে গোষ্ঠীবদ্ধ করে।
9. চিঠিপত্রের সিস্টেমেটিক্স সাধারণত কালানুক্রমিকভাবে একটি ক্যালেন্ডার সময়ের মধ্যে সম্পন্ন করা হয়। এই ক্ষেত্রে, প্রশ্নের উত্তর পরে স্থাপন করা হয়। একটি নির্দিষ্ট বিষয়, যা পূর্ববর্তী বছরের মধ্যে শুরু হয় উপর চিঠিপত্রের পুনর্নবীকরণ যদি, নথি বর্তমান যুগের ফোল্ডারের অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। এই ক্ষেত্রে আগের বছরের সূচক নির্দেশ করে।

জিম্মা জন্য গৃহীত তথ্য বাহকদের মেকিং

সংগ্রহশালার রেকর্ড ব্যবস্থাপনা কাগজ নথি সঙ্গে কাজ, কাঠামোগত ইউনিট জন্য প্রয়োজনীয়তা একটি নম্বর প্রদান করে। মেকিং বাহকদের আংশিক বা সম্পূর্ণ হতে পারে। এটা তোলে স্টোরেজ সময় উপর নির্ভর করে। ফুল নিবন্ধন অস্থায়ী কাগজপত্র (10 বছরেরও বেশি সময় ধরে), একটি স্থায়ী বিষয়বস্তু, সেইসাথে কর্মীদের উপর কাজ সম্মান মধ্যে সম্পন্ন করা হয়। এটা তোলে থাকে:

1. বাঁধানো / দপ্তরী ফোল্ডার।
2. শীটের সংখ্যায়ন।
3. পৃষ্ঠা-সাক্ষী আপ অঙ্কন।
4. অভ্যন্তরীণ জায় গঠন প্রয়োজনে।
5. বিস্তারিত সমন্বয়ের মেকিং কভার শীট। তারা তাই ফোল্ডার রেজিস্ট্রেশন নম্বর, চরম তারিখ, এবং এন্টারপ্রাইজ নামে স্পর্শ করতে পারবেন।

কম 10 বছরের একটি শব্দ অংশ টানা সহ অস্থায়ী স্টোরেজ, জন্য সামগ্রী। সুতরাং, আশ্বাসন লেবেল হইও না ফোল্ডারের না সংখ্যাযুক্ত তালিকায় সিকিউরিটিজ systematization চালায় অনুমতি দেওয়া হয় না।

তারতম্য

সংগ্রহশালার রেকর্ড ব্যবস্থাপনা - একটি কার্যকলাপ যা বিশেষজ্ঞদের না শুধুমাত্র নিরাপত্তা তথ্য বাহকদের, কিন্তু তাদের সাথে কাজ করতে হবে উঠা উচিত সুযোগ প্রদান। এই শেষ, কাজ ফোল্ডারের, একটি পিচবোর্ড কভার চার খোঁচা দায়ের গঠনকারী। তারা সব কাগজপত্র মধ্যে গ্রন্থে, রেজুলেশন ভিসা তারিখ পড়ার সম্ভাবনা বিবেচনা করা জুড়তে অনুমতি অনুমতি দেওয়া হয়।

সব ধাতু দৃঢ়ভাবে আবদ্ধকারী দলীয়করণ প্রস্তুতি হিসেবে সরিয়ে ফেলা হয়। স্থায়ী স্টোরেজ ও বিশেষ করে মূল্যবান বা অবিন্যস্ত কাজ নিয়ে গঠিত জন্য দেয়ার উদ্দেশ্যে করা সামগ্রী স্ট্রিং সঙ্গে সীমাবদ্ধ তিন ভালভ ফোল্ডারে বা বিশেষ বাক্সে অন্তর্ভুক্ত করা হয়।

যখন একটি ব্যক্তিগত প্রকৃতির বেওয়ারিশ দস্তাবেজ (কাজ বই, কার্ড, সামরিক কার্ড, ইত্যাদি) উপস্থিত রয়েছে। তারা একটি পৃথক খাম রাখা ও উপকরণ বাকী এটা দায়ের করা হয়। ফোল্ডার এর শেষের দিকে বর্তমান একটি ফাঁকা শীট-সাক্ষী হতে হবে। ফোল্ডার শুরুতে অভ্যন্তরীণ জায় জন্য ফর্ম sutured। নিরাপত্তা ও আরবি সংখ্যাসূচক সঙ্গে গণিত কাগজ প্রতিটি চাদর ব্যবস্থা ক্রম নিশ্চিত করা। এই নিয়ম পৃষ্ঠা প্রযোজ্য নয়, এবং জায় জন্য সাক্ষী ধরনের। নম্বর উপরের ডান কোণে পেন্সিল রাখা হয়।

পত্রক প্রত্যক্ষদর্শী

এটা তোলে অর্ডার অনুযায়ী তৈরি করা হয়। এটা শব্দ ও পরিসংখ্যান রয়েছে:

1. সংখ্যায়ন সঙ্গে শীটের সংখ্যা।
2. অভ্যন্তরীণ জায় পাতায় সংখ্যা।

শীট-সাক্ষি এছাড়াও নির্দিষ্টতা সংখ্যায়ন শর্তাধীন। বিশেষ করে, তা নির্ধারণ করতে সেখানে আঠা ফটোগ্রাফ, বড় বিন্যাসে পৃষ্ঠা, এবং তাই দিয়ে অক্ষরবিশিষ্ট কিনা ইনডেক্স, অনুপস্থিত কোড, পৃষ্ঠা সংখ্যা। উপরন্তু, পত্রকে, ফোল্ডার মুদ্রণ পুস্তিকা উপস্থিতি নির্দেশ যদি তারা মূল সংখ্যায়ন চিহ্নিত করা হয়নি। পত্রক প্রত্যক্ষদর্শী কম্পাইলার vised। অবস্থা ও ফোল্ডারের গঠনে পরবর্তী পরিবর্তন প্রাসঙ্গিক ঘটনা রেফারেন্স সহ তার মধ্যে চিহ্নিত করা উচিত। এটা একটা ফোল্ডার বা তাতে নথির শেষ পৃষ্ঠার একটি নেট মুড়ি শিরোনাম পৃষ্ঠাতে শীট-সাক্ষী করা অনুমোদিত নয়।

অভ্যন্তরীণ জায়

এটা তোলে স্টোরেজ ও অ্যাকাউন্টিং তথ্য উপাদান সময় (10 বছর) এবং ক্রমাগত বিষয়বস্তুর জন্য গঠিত হয়। যেমন নথি বৈচিত্র্যের দ্বারা নির্মিত ব্যবসার জন্য কম্পাইল অভ্যন্তরীণ জায়, শিরোনাম যা বিষয়বস্তু প্রকাশ করা হয় নি। ফর্ম ফোল্ডারের সূচী, শিরোনাম, তারিখ, এবং পৃষ্ঠার সংখ্যায় আক্রমণের সিরিয়াল নম্বর ডেটা থাকবে।

অভ্যন্তরীণ জায় জন্য সংযুক্ত সারসংক্ষেপ রেকর্ড। এটা তোলে পরিসংখ্যান এবং শব্দ এটা অন্তর্ভুক্ত করা দস্তাবেজের সংখ্যা, সেইসাথে এটা বিরচন শীটের সংখ্যা বিবৃত। অভ্যন্তরীণ জায় কম্পাইলার উপস্থাপনা। একটি ফোল্ডার আবদ্ধ বা স্ট্যাপল করা হয়, তাহলে ফর্ম ছাড়া, কম্পাইল তালিকা প্রচ্ছদের ভেতরে সংযুক্ত আছে।

উপকরণ রচনা পরিবর্তন করা ফোল্ডার "নোটগুলি" প্রতিফলিত হওয়া উচিত। বিশেষ করে এটা অপসারণ, কাগজ কপি প্রতিস্থাপন, একটি ফোল্ডারে অতিরিক্ত দস্তাবেজ সহ বোঝায়। একই সময়ে নিচে প্রাসঙ্গিক ঘটনা উল্লেখ করা। প্রয়োজনে, শীট অভ্যন্তরীণ জায় সংক্ষেপিত নতুন এন্ট্রি, সেইসাথে ফোল্ডারের প্রত্যক্ষীকরণ এর শিলালিপি দ্বারা গঠিত হতে পারে।